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財會(huì )監督|費用支出監督,做好企業(yè)費用合規的智能管家

企業(yè)的費用支出管理一直是企業(yè)合規內控與風(fēng)險管理的重點(diǎn)內容。2012年,中央“三公經(jīng)費”預算、決算公開(kāi),縣級以上政府需將三公經(jīng)費”納入預算管理,并定期公布,便于對預決算情況進(jìn)行社會(huì )監督,而對于超預算開(kāi)支“三公”,情節嚴重的將面臨撤職處分。同年,中央提出了聚焦黨的作風(fēng)建設的“八項規定?!耙幎ā敝刑岢隽恕耙?jiǎn)會(huì )議活動(dòng),切實(shí)改進(jìn)會(huì )風(fēng)、要輕車(chē)從簡(jiǎn)、減少陪同、簡(jiǎn)化接待、精簡(jiǎn)會(huì )議活動(dòng)、規范出訪(fǎng)活動(dòng)、要厲行勤儉節約”等一系列改進(jìn)工作作風(fēng)的內容,強調了費用支出的合規性,對于違反規定的行為,執紀問(wèn)責、嚴肅查處和報關(guān)典型案件。

2023年兩辦發(fā)布的《關(guān)于進(jìn)一步加強財會(huì )監督工作的意見(jiàn)》里,將財會(huì )監督升位至十大監督體系,凸顯了財會(huì )監督在黨和國家監督體系的重要地位。而費用支出作為企業(yè)財務(wù)合規的重要組成部分,是外部監查的重點(diǎn)內容。企業(yè)需要高度重視費用支出的合規性,要建立健全費用支出的監督體系和工作機制,完善費用支出管理制度,統籌推進(jìn)費用支出信息化建設。

合理的費用支出是企業(yè)維持正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的必要條件,但由于費用支出涉及全員、支出范圍廣、支出項目多且雜、費用支出單筆金額小但發(fā)生頻率高數量大等特點(diǎn),導致企業(yè)費用支出合規監管難度大,往往成為了企業(yè)財務(wù)違規的“重災區”。傳統的費用支出監督方式往往依賴(lài)于人工審核和事后檢查,不僅效率低下,而且容易出現漏洞和誤差。因此大部分企業(yè)都選擇利用費用報銷(xiāo)系統來(lái)管理費用支出。而傳統的費用報銷(xiāo)系統確實(shí)能在一定程度上改善費用支出過(guò)程中存在的一些問(wèn)題,但隨著(zhù)外界經(jīng)營(yíng)環(huán)境的不斷變化,企業(yè)費用支出的范圍更廣、環(huán)節更多、數據量更為龐大,而“不合規”的手段也更“與時(shí)俱進(jìn)”,從而進(jìn)一步增加了企業(yè)監管費用支出的難度。而僅依靠傳統的費用報銷(xiāo)系統來(lái)管理企業(yè)費用支出已無(wú)法滿(mǎn)足新環(huán)境下企業(yè)對費用支出合規監管“全面、實(shí)時(shí)、控制、預警”的要求。

費用支出作為企業(yè)運營(yíng)的重要環(huán)節,其合規性直接影響到企業(yè)的穩健發(fā)展和資金安全。為了應對外界監管日益嚴格、內部合規需求日益迫切的情況,企業(yè)應建立健全費用支出合規監督體系,完善企業(yè)費用支出管理辦法、流程,明確權責,并應充分利用先進(jìn)的數智化技術(shù),對企業(yè)費用支出中的合規性與風(fēng)險進(jìn)行全方位監控,構建“事前-事中-事后”的合規監管閉環(huán)。(如圖1)


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01

費用支出的事前監督

企業(yè)費用支出的事前監督,主要以構建費用預算與費用支出標準體系,以及建立費用支出控制模型與風(fēng)險預警模型為主,旨在立好“規矩、畫(huà)好紅線(xiàn)。

場(chǎng)景示例:建立費用支出控制模型及風(fēng)險預警模型
企業(yè)應在費用支出前充分梳理各項費用支出的控制規則及風(fēng)險預警規則,形成合規規則庫,以便在費用支出過(guò)程中實(shí)時(shí)進(jìn)行控制與預警風(fēng)險,保障費用支出的合規性。

BIP數智化平臺基于識別訓練模型算法技術(shù),可對企業(yè)費用管理辦法、費用支出合同條款,以及其他費用支出的相關(guān)規定文件進(jìn)行智能識別與解析,并自動(dòng)形成費用支出的控制規則與風(fēng)險預警模型,用于對后續費用支出過(guò)程做自動(dòng)控制和實(shí)時(shí)監控預警。如智能解析企業(yè)招待費管理辦法,自動(dòng)提取并形成招待級別界定、招待人數規則、招待地點(diǎn)限制、招待規格限制、招待費報銷(xiāo)必要附件內容、招待餐費敏感詞模型等招待費支出的控制規則和風(fēng)險預警模型。
02

費用支出的事中監督

企業(yè)費用支出的事中監督,將從費用支出申請開(kāi)始,一直到資金支付完畢、形成費用支出會(huì )計憑證并將會(huì )計資料歸檔為止,全過(guò)程實(shí)時(shí)監督費用支出每個(gè)環(huán)節的合規性及預警潛在風(fēng)險。

場(chǎng)景示例:費用支出的行為控制,“發(fā)生即合規
傳統的費用支出管理,企業(yè)往往無(wú)法監管費用支出的“消費過(guò)程,只能在錢(qián)花出去之后,憑借各種消費證據來(lái)做費用支出的合規性審核,因此這一環(huán)節往往成為了制約費用支出全流程透明的黑洞。

利用BIP數智化平臺的商旅服務(wù)技術(shù),可將費用支出的“消費過(guò)程進(jìn)行合規性監督、控制與預警,真正實(shí)現發(fā)生即合規,消除黑洞。以差旅場(chǎng)景為例,通過(guò)商旅服務(wù)預定機票、火車(chē)票時(shí),自動(dòng)校驗訂票人員差旅標準,超標不允許預定或予以預警;預定酒店時(shí),自動(dòng)校驗預定人員職級與所在城市的住宿標準,超標不允許預定或予以預警;自動(dòng)控制無(wú)法預定差旅申請之外的時(shí)間、地點(diǎn)的行程,杜絕差旅行程內參雜個(gè)人行為;差旅相關(guān)發(fā)票采用公對公傳遞,不經(jīng)個(gè)人手,杜絕發(fā)票內參雜不符合規定的消費行為;差旅用車(chē)時(shí),自動(dòng)校驗發(fā)單位置與實(shí)際上車(chē)位置距離偏差(如大于5000米),預警假借差旅用車(chē)之名為他人叫車(chē)等違規行為;自動(dòng)校驗行車(chē)路線(xiàn)異常(如超預估里程4000米,或比例超過(guò)30%;超預估金額10元,或比例超出30%),預警繞路、辦私事等行為。(預警效果如圖2所示)


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場(chǎng)景示例:費用支出的報銷(xiāo)控制,“實(shí)時(shí)自動(dòng)規則校驗與風(fēng)險預警
企業(yè)費用支出單筆金額小、頻率高、流程長(cháng)且資料瑣碎,哪個(gè)環(huán)節、哪個(gè)資料審核不到位,或忽視了哪處細節,都有可能造成費用支出違規風(fēng)險,因此不能完全依靠人工審核。傳統的費用報銷(xiāo)系統僅能做到預算、標準控制,而對發(fā)票、發(fā)票附件等其他內容的稽核控制相對較弱。

BIP數智化平臺提供智能稽核技術(shù),通過(guò)事前智能解析規章制度形成的合規規則與風(fēng)險預警模型,自動(dòng)對費用支出各個(gè)環(huán)節、各類(lèi)資料進(jìn)行智能稽核,對于不合規行為不予通過(guò),對于疑似風(fēng)險進(jìn)行預警提示。以會(huì )議費報銷(xiāo)為例,《中央和國家機關(guān)會(huì )議費管理辦法》明確規定了會(huì )議費可列支的內容,如果會(huì )議費報銷(xiāo)中出現非會(huì )議費列支范圍內的消費內容,智能稽核將不予通過(guò);對于會(huì )議舉辦的時(shí)間地點(diǎn),智能稽核將自動(dòng)檢查是否在節假日、在風(fēng)景名勝區召開(kāi)等,預警假借開(kāi)會(huì )名義公費旅游的違規行為;對于提供會(huì )議服務(wù)的供應商,智能稽核將自動(dòng)檢查會(huì )議供應商是否在黑名單或白名單內,對于不符合規定的會(huì )服商將予以預警,提示可能存在的違規行為;對于會(huì )議參會(huì )人員,智能稽核將自動(dòng)檢查會(huì )議參會(huì )人員人數、職級等,智能判斷是否有不該參會(huì )的人報銷(xiāo)了費用;對于會(huì )議費支出的證據鏈,智能稽核將自動(dòng)檢查合同、發(fā)票、會(huì )議簽到表、會(huì )議通知、會(huì )議議程、會(huì )議照片等相關(guān)資料是否齊全、格式是否符合規定,發(fā)票是否真實(shí)且符合會(huì )議召開(kāi)的時(shí)間地點(diǎn),會(huì )服列支的內容與會(huì )服合同簽訂內容是否一致,是否存在違規列支內容(如電腦、打印機等固定資產(chǎn)以及與會(huì )議無(wú)關(guān)的費用),報銷(xiāo)內容是否含有疑似違規內容(如四星級以上酒店、禮品、煙酒、洗浴、KTV、購物卡等)。(智能稽核效果示例如圖3所示)


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03

費用支出的事后監督

企業(yè)費用支出的事后監督,是以已經(jīng)形成的費用支出數據為基礎,建立風(fēng)險分析模型,對疑似存在風(fēng)險的費用支出項進(jìn)行分析與展示,提示管理者進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注。

場(chǎng)景示例:費用異常支出分析與預警

傳統的費用報銷(xiāo)管理系統,僅能事后分析費用支出是否超出預算,而對更深層次的疑似違規行為則無(wú)法分析和預警。BIP數智化平臺利用大數據與大模型等技術(shù),構建智能風(fēng)險分析模型,深層挖掘費用支出數據,預警疑似與潛在風(fēng)險,形成合規檢查與風(fēng)險分析報告。以會(huì )議費支出為例,BIP數智化平臺通過(guò)構建高頻會(huì )議模型,分析某類(lèi)會(huì )議召開(kāi)頻次、某地點(diǎn)召開(kāi)會(huì )議頻次、某會(huì )服商服務(wù)會(huì )議頻次等,并分析預警疑似異常與違規情況;構建重點(diǎn)會(huì )議關(guān)注模型,對參會(huì )人數多、人均費用較高的會(huì )議情況予以重點(diǎn)關(guān)注;構建異常會(huì )議費支出模型,對會(huì )議費異常增高進(jìn)行預警;構建疑似重復模型,對相同或相近時(shí)間內同一人有不同會(huì )議報銷(xiāo)記錄或參會(huì )記錄予以重點(diǎn)關(guān)注;構建疑似轉嫁攤牌模型,分析會(huì )議發(fā)起方、服務(wù)合同甲方、會(huì )議記錄與簽到表、開(kāi)票方、付款方等一致性,如不一致或多方存在關(guān)聯(lián)關(guān)系,則疑似存在會(huì )議費攤牌或轉嫁等違規行為。(效果示例如圖4)


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面對企業(yè)費用支出合規監管日益嚴格的要求,企業(yè)需充分利用先進(jìn)的數智化技術(shù),構建智能費用支出監管工具,通過(guò)建立智能稽核規則,以及利用大數據建立合規風(fēng)險模型等手段,在企業(yè)費用支出過(guò)程中,建立“事前、事中、事后”的全鏈路合規監督數智化體系,對費用支出進(jìn)行全方位智能控制與實(shí)時(shí)監督,達到企業(yè)費用支出全過(guò)程的“線(xiàn)上可視、自動(dòng)控制、智能稽核、智能監控預警”的效果,實(shí)現企業(yè)費用支出監督從“以人為主”、“事后監督”向“自動(dòng)智能”、“全方位、全過(guò)程監督”的效果轉變。

數智化技術(shù)的應用為企業(yè)費用支出合規監督帶來(lái)了革命性的改變。通過(guò)運用智能采集與處理數據、智能稽核與預警、智能分析等能力,能夠大幅提高費用支出監督的實(shí)時(shí)性、準確性和前瞻性,降低人力成本,提升風(fēng)險管理能力。



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